Ghid practic pentru aplicarea Regulamentului privind evaluarea bibliotecilor publice – (autor Tatiana Coșeri)

CONSILIUL BIBLIOTECONOMIC NAȚIONAL

GHID PRACTIC

pentru aplicarea

Regulamentului privind evaluarea bibliotecilor publice

Chișinău, 2020

Ghidul practic pentru aplicarea „Regulamentului privind evaluarea bibliotecilor publice” , a fost aprobat la ședința Consiliului Biblioteconomic Național din …. noiembrie 2020, proces-verbal nr.

Autor: Tatiana Coșeri, director adjunct, Biblioteca Municipală „B.P. Hasdeu”

Grupul de lucru:

Liubovi Karnaeva, director,  Biblioteca Ştiinţifică Medicaăe a USMF „Nicolae Testimiţeanu”

Ludmila Ouș, director, Biblioteca Municipală „E. Coșeriu”, Bălți

Liuba Arion, specialiat principal, Direcția Generală Educație, Tineret și Sport, Chișinău

Alla Vlasov, șef, Biblioteca Colegiului Tehnologic

Tatiana Coșeri, director adjunct, Biblioteca Municipală „B.P. Hasdeu”

CUPRINS

1. INTRODUCERE

1. Scopul  ghidului

Ghidul are scopul de a contribui la aplicarea corectă a Regulamentului privind evaluarea bibliotecilor publice, de a orienta bibliotecile publice în procesul de evaluare, de a oferi un suport metodologic tuturor actorilor implicați.

• Cadrul legal  de aprobare a Regulamentului

Regulamentul privind evaluarea bibliotecilor publice a fost aprobat de către Ministerul Educației, Culturii și Cercetării la 07 octombrie 2020. Hotărârea Guvernului Republicii Moldova a fost publicată pe 23 octombrie 2020 în Monitorul Oficial nr. 272 – 277, art. 887[1].

Documentul a fost elaborat în conformitate cu o serie de acte normative în vigoare:

• Legea cu privire la biblioteci nr. 160 din 20 iulie 2017 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr. 301-315, art. 529), prevederile art. 13 alin. (4) https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=120694&lang=ro ;
• Legea privind sistemul unitar de salarizare în sectorul bugetar nr.270/2018 din 23.11.2018 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr. 441-447, art. 715) https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=119781&lang=ro ;
• Hotărârea Guvernului nr. 1231/2018  din 12.12.2018 cu privire la condițiile de salarizare a personalului din unitățile bugetare (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr. 480-2018, art. 1310) https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=109594&lang=ro .

• Cadrul de funcționare a Regulamentului

Regulamentul determină un cadru normativ unitar pentru realizarea procedurii de evaluare a bibliotecilor publice printr-un ansamblu de criterii minime de bază și specifice, finalizatä cu atribuirea unui calificativ.

Documentul este structurat în patru capitole, 55 de articole și șapte anexe, care reflectă integral conceptul complex de evaluare a bibliotecilor publice în contextul managementului calității.

Regulamentul stabilește:

1. scopul evaluării bibliotecii publice;
2. terminologia utilizată;
3. principiile de bază ale evaluării;
4. cadrul de referință al evaluării;
5. domeniile și criteriile de evaluare;
6. constituirea și modul de activitate a comisiilor de evaluare;
7. drepturile, obligațiile și atribuțiile comisiei de evaluare;
8. organizarea și desfășurarea procedurii de evaluare;
9. descrierea etapelor de evaluare a bibliotecii publice;
10. metodologia de atribuire a categoriei bibliotecii publice în urma evaluării.

• Scopul evaluării bibliotecii publice

Evaluarea bibliotecii publice se realizează cu scopul de a aprecia și de a stabili nivelul de corespundere a activității acestora cu criteriile minime de bază și specifice aprobate în vederea certificării categoriei bibliotecii.

• Terminologia utilizată

Terminologia în Regulament este interpretată conform standardelor:

• SM ISO 2789 „Statistici Internaționale de bibliotecă” (2015),;
• SM ISO 11620„Informare și Documentare. Indicatori de performanță pentru biblioteci” (2016);
•  SM ISO 16439 „Informare și documentare. Metode și proceduri pentru evaluarea impactului bibliotecilor” (2018).

• Principiile evaluării bibliotecii publice

Principiile care stau la baza procesului de evaluare a bibliotecilor publice sunt următoarele:

1) responsabilitate – manifestarea unui comportament profesional adecvat în realizarea activității de evaluare a bibliotecii și asumarea răspunderii pentru aprecierile efectuate în cadrul procesului de evaluare;

2) imparțialitate și independență – manifestarea unei atitudini obiective, nediscriminatorii față de orice interes politic, economic, religios sau de altă natură, în exercitarea atribuțiilor în cadrul procesului de evaluare a bibliotecii;

3) integritate – la evaluarea bibliotecilor, membrii comisiei de evaluare manifestă onestitate, acestora fiindu-le interzis să solicite sau să accepte, direct ori indirect, pentru ei sau pentru alții, vreun avantaj ori beneficiu, sau să abuzeze în vreun fel de calitatea de membru, în schimbul evaluărilor pe care le-au făcut sau pe care urmează să le facă;

4) obiectivitate – evaluarea bibliotecii pornind de la aprecierea în mod just a situației bibliotecii, așa cum este ea, fără a admite denaturarea faptelor, cu expunerea deficiențelor și neregulilor constatate, în vederea corectării lor ulterioare și ameliorării funcționării bibliotecii.

1. CADRUL DE REFRINȚĂ AL EVALUĂRII BIBLIOTECII PUBLICE

1. Responsabilitatea privind procedura de evaluare

Procesul de evaluare se inițiază de către Ministerul Educației, Culturii și Cercetării  în termen de o lună de la intrarea în vigoare a hotărârii pentru aprobarea Regulamentului privind evaluarea bibliotecilor publice . Pe parcursul a doi ani toate bibliotecile publice din țară etapizat vor fi evaluate. Astfel, categoria de evaluare deținută va fi menținută până la prima evaluare realizată în conformitate cu Regulamentul.

Evaluarea bibliotecii publice se realizează de către Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării în cooperare cu autoritatea publică, instituția sau entitatea care a constituit biblioteca şi/sau în subordinea ori în cadrul căreia aceasta activează

• Gradul de obligativitate și termenul de evaluare

Prevederile Regulamentului sunt atribuite pentru toate bibliotecile publice din țară. Evaluarea este obligatorie pentru bibliotecile publice – o dată la 5 ani. Procedura poate fi inițiată înainte de expirarea termenului de 5 ani, dar nu mai devreme de la expirarea a 3 ani de la ultima evaluare sau de la data instituirii bibliotecii. Biblioteca evaluată anticipat se planifică pentru următoarea evaluare la expirarea a 5 ani de la evaluarea anticipată.

Bibliotecile private pot fi supuse evaluării conform prezentului Regulament la solicitarea fondatorului ori a persoanei fizice sau juridice de drept privat.  

Datele despre activitatea bibliotecii vor fi prezentate pentru ultimii 5 ani.

1. DOMENIILE ȘI CRITERIILE DE EVALUARE

A  BIBLIOTECII PUBLICE

Evaluarea bibliotecii publice se realizează în baza unui ansamblu de criterii minime și specifice:

• patru criterii minime obligatorii pentru evaluarea bibliotecilor publice: cota de atragere a membrilor comunității la bibliotecă; colecții și resurse informaționale variate, corespunzătoare profilului comunității; impactul serviciilor, care sunt dezvoltate conform necesităților membrilor comunității; eficiența utilizării bugetului și dezvoltarea parteneriatelor;
• șase criterii specifice pe diferite domenii de evaluare:  

A – contextul organizațional: cadrul strategic și directiv, de reglementare, normativ și tehnologic; proiecte/inovații; parteneriate cu acord; voluntariat; instrumente de comunicare; evidență și raportare; membru al comisiilor/grupurilor de lucru ;

B –  resurse informaționale: acces liber la colecții; catalogul bibliotecii; dezvoltarea colecțiilor; gestionarea colecțiilor;

 C –  utilizatori și servicii: varietatea/diversitatea serviciilor; rata de atragere a utilizatorilor la servicii; promovarea serviciilor;

D –   cercetare: cercetare; varietatea activităților științifice; publicații; comunicări; 

E –  formare profesională continuă: cercetarea necesităților de formare profesională continuă a bibliotecarilor; oferta educațională; instruire bibliotecarilor;

F –  facilități, dotări, buget și finanțare: localul bibliotecii; echipament; acces, securitate; eficiența utilizării bugetului; extinderea bugetului (surse extrabugetare) prin proiecte, echipament, tehnologii, mobilier, voluntariat, activități de advocacy etc.

Criteriile specifice de evaluare sunt prezentate în Fișa de evaluare a bibliotecii publice din Anexa nr. 1. Fiecărui criteriu specific de evaluare îi revine un set de indicatori cuantificați cu valori numerice de la 2 la 5.

La stabilirea indicatorilor se iau în considerare următoarele condiții:

 1) validarea – măsura în care indicatorii reflectă rezultatele relevante pentru atingerea obiectivelor;

2) fiabilitatea – măsura în care indicatorii prezintă rezultate repetitive;

3) accesibilitatea – aplicarea facilă a indicatorilor în evaluarea bibliotecii.

Rolul indicatorilor este de a:

1. orienta bibliotecile publice în autoevaluarea activității cu scopul de a-şi aprecia propriile rezultate şi performante în mod independent precum şi pentru a identifica domeniile în care să corecteze sau să-şi îmbunătățească performanțele;
2. institui un cadru comun de referință pentru asigurarea performanței şi pentru evaluare.

1. COMISIILE DE EVALUARE A BIBLIOTECILOR PUBLICE

Evaluarea bibliotecilor publice se inițiază şi se realizează de către comisia de evaluare, în ordine succesivă, conform planului anual de evaluare a bibliotecilor aprobat.

1. Constituirea comisiilor de evaluare

Prin ordinul ministrului educației, culturii şi cercetării, în cooperare cu autoritatea publică, instituția sau entitatea care a constituit biblioteca şi/sau în subordinea ori în cadrul căreia aceasta activează, anual se constituie comisii de evaluare.

• Tipologia comisiilor de evaluare

În scopul realizării evaluării bibliotecilor publice se constituie următoarele tipuri de  comisii de evaluare:

1. Comisia de evaluare a bibliotecilor naționale și a celor cu statut de centre biblioteconomice;
2. Comisia de evaluare a bibliotecilor din instituțiile de învățământ și a bibliotecilor specializate;
3. Comisia de evaluare a bibliotecilor publice teritoriale.

Pentru organizarea comisiei de evaluare este necesar să fie solicitare cel puțin de la o singură bibliotecă.

• Componența comisiei de evaluare

Comisiile sunt  constituite din 7 membri care au studii superioare, au cunoștințe și experiență în domeniul biblioteconomiei și științelor informării, învățământului, managementului sau altor domenii de activitate adiacente, tangente activității bibliotecii. Pentru a asigura transparențe procesului de evaluare a bibliotecii, fiecare membru al comisiei de evaluare semnează declarația de imparțialitate și confidențialitate conform Anexei nr. 2.

În calitate de membri în comisiile de evaluare se desemnează:

1) reprezentanți ai Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării;

2) reprezentanți ai autorităților administrației publice locale – în Comisia de evaluare a bibliotecilor din instituțiile de învățământ şi a bibliotecilor specializate şi în Comisia de evaluare a bibliotecilor publice teritoriale;

3) reprezentanți ai autorităților publice centrale, după necesitate, desemnați de autoritatea respectivă, în funcție de specializarea bibliotecii;

4) reprezentantul instituției sau entității care a constituit biblioteca şi/sau în subordinea ori în cadrul căreia aceasta activează;

5) reprezentanți ai personalului de specialitate din biblioteci cu categorie de calificare superioară, desemnați de Consiliul Biblioteconomic National;

6) reprezentanți ai centrelor biblioteconomice, desemnați de Consiliul Biblioteconomic National;

7) reprezentanți ai societății civile, care activează în domenii de activitate aferente bibliotecii, aleşi prin concurs public de către Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării.

În componența comisiei de evaluare a bibliotecilor publice din UTA Găgăuzia se desemnează reprezentanți ai Direcției Generale Cultură și Direcției Generale Învățământ ale UTA Găgăuzia.

Este obligatorie includerea în componența Comisiei de evaluare a bibliotecilor din instituțiile de învățământ şi a bibliotecilor specializate şi a Comisiei de evaluare a bibliotecilor publice teritoriale a reprezentantului autorităților administrației publice locale şi a reprezentantului centrului biblioteconomic național.

Membrul comisiei de evaluare care este angajat al unei biblioteci nu poate participa la evaluarea acesteia.

Comisia de evaluare este constituită din:

Președinte. Preşedinte al comisiei de evaluare este reprezentantul Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării.

Secretar. Lucrările de secretariat ale comisiilor de evaluare se asigură de către subdiviziunea responsabilă de domeniul de activitate al bibliotecilor din cadrul Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării. Secretarul comisiei de evaluare se desemnează prin ordin al ministrului educației, culturii şi cercetării.

Membri. Membrii comisiei de evaluare dețin simultan şi statutul de membri-raportori. În calitate de membru-raportor, membrul comisiei are atribuția de elaborare a proiectului raportului de evaluare în cazul bibliotecilor publice care iau fost repartizate. Statutul de membru-raportor nu exclude atribuțiile pe care le deține în calitate de membru al comisiei de evaluare în cadrul procedurii de evaluare a bibliotecii publice respective.

• Modul de activitate a comisiei de evaluare

Comisia de evaluare își desfășoară activitatea prin ședințe, care sunt deliberative dacă la ele participă cel puțin 2/3 din membri.  În lipsa de cvorum, data următoarei ședințe se stabilește în termen de cel mult 7 zile lucrătoare.

Ședințele comisiei se consemnează într-un proces-verbal, care se întocmește de către secretarul comisiei. Procesul-verbal al ședinței comisiei de evaluare se semnează de către președinte şi de către secretar, conform Anexei nr. 3, în cel mult 15 zile lucrătoare de la data ședinței.

Comisia de evaluare adoptă hotărâri cu votul majorității membrilor participanți la ședință. Membrii comisiei de evaluare nu se pot abține de la vot.

În cazul absenței președintelui comisiei de evaluare, activitatea acesteia este condusă de membrul desemnat de președinte. Atunci când președintele comisiei nu a desemnat niciun membru care să îi exercite atribuțiile în cadrul ședinței sau pe perioada absenței, ședința se conduce de către un membru desemnat ad-hoc de către membrii prezenți, din rândul acestora.

Examinarea proiectului raportului de evaluare este numită pentru următoarea ședință a comisiei, în cazul lipsei membrului-raportor. Ședința poate fi amânată cel mult o dată din acest motiv, ulterior raportul se examinează în lipsa membrului-raportor.

• Drepturile, obligațiile și atribuțiile comisiei de evaluare

Comisia de evaluare are dreptul să solicite bibliotecilor evaluate prezentarea informațiilor şi materialelor necesare pentru evaluarea completă şi obiectivă a organizării şi activității acestora. Membrii comisiei de evaluare au dreptul să studieze materialele din dosarele de evaluare a bibliotecilor aflate în gestiunea comisiei de evaluare din care fac parte.

Comisia de evaluare are următoarele atribuții:

1) studiază sursele doveditoare prin contrapuneri ale documentelor, informațiilor, bazelor de date, rapoartelor etc.;

2) examinează și evaluează organizarea și activitatea bibliotecilor prin: ieșiri la fața locului, realizare de interviuri, verificări ale anumitor procese, simulări;

3) aprobă raportul de evaluare a bibliotecii;

4) adoptă hotărâri cu privire la rezultatele evaluării bibliotecii;

5) propune Ministerului Educației, Culturii și Cercetării acordarea sau menținerea categoriei bibliotecii, în corespundere cu rezultatele evaluării.

Membrii comisiei de evaluare au următoarele atribuții:

1) evaluează în mod individual bibliotecile publice în cadrul procedurilor de evaluare a bibliotecilor publice aflate în desfășurare în cadrul comisiei de evaluare;

2) solicită de la biblioteca supusă evaluării informațiile, documentele sau alte materiale necesare pentru evaluarea completă și obiectivă;

3) întocmesc proiectul raportului de evaluare pentru bibliotecile pentru care au statut de membri-raportori.

 Membrii comisiei de evaluare sunt obligați:

1) să-și exercite atribuțiile în conformitate cu prezentul Regulament;

2) să respecte regimul informațiilor cu accesibilitate limitată, care le-au devenit cunoscute în cadrul procedurilor de evaluare, conform prevederilor legislației cu privire la accesul la informații;

3)  să participe la ședințele comisiei de evaluare;

4) să semneze hotărârile comisiei de evaluare, la a căror adoptare au participat, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data prezentării spre semnare;

5) să elaboreze și să prezinte proiectul raportului de evaluare a bibliotecii pentru care au fost desemnați în calitate de membri-raportori, conform rigorilor impuse de prezentul Regulament;

6) să se abțină de la acțiuni care pot afecta atât ordinea ședințelor comisiei de evaluare, cât și relațiile colegiale și respectuoase dintre membrii comisiei de evaluare;

7) să se abțină de la evaluarea bibliotecii în  situații de conflict de interese și să informeze în scris președintele comisiei de evaluare despre existența conflictului de interese ori intervenirea lui pe durata procedurii de evaluare;

8) să execute alte obligații stabilite de legislație.

Președintele comisiei de evaluare exercită următoarele atribuții:

1) coordonează și conduce activitatea comisiei de evaluare;

2) stabilește locul, data și ora desfășurării ședințelor, care se convoacă în funcție de necesități;

3) pronunță hotărârile adoptate de comisia de evaluare;

4) semnează hotărârea comisiei de evaluare în locul membrului aflat peste hotare, absent motivat sau decedat, care a participat la procedura de evaluare a bibliotecii, inclusiv la adoptarea hotărârii;

5) asigură ordinea în timpul ședințelor comisiei de evaluare;

6) expune poziția comisiei de evaluare în mass-media sau în cadrul unor evenimente publice la care comisia de evaluare este invitată ori deleagă această atribuție altui membru al comisiei;

7) exercită alte atribuții stabilite de Regulamentul privind evaluarea bibliotecii publice.

Secretarul comisiei de evaluare exercită următoarele atribuții:

1) ține evidența dosarelor de evaluare a bibliotecilor, aflate în gestiunea comisiei de evaluare;

2) ține evidența corespondenței comisiei de evaluare;

3) asigură arhivarea materialelor comisiei de evaluare și transmiterea lor Ministerului Educației, Culturii și Cercetării;

4) informează membrii comisiei de evaluare, prin poșta electronică, telefon sau prin alte mijloace de comunicare, despre locul, data și ora desfășurării ședințelor, ordinea de zi a acestora;

5) informează bibliotecile supuse evaluării de către comisia de evaluare despre deciziile acesteia, care le vizează, cu transmiterea prin poștă sau prin poșta electronică a copiei deciziei;

6) întocmește, conform Anexei nr. 3, și semnează procesul-verbal al ședinței comisiei de evaluare;

7) elaborează proiectele de decizii ale comisei de evaluare;

8) asigură publicarea pe pagina web oficială a Ministerului Educației, Culturii și Cercetării a hotărârii comisiei de evaluare cu privire la evaluarea bibliotecii;

9) asigură respectarea confidențialității datelor și informațiilor la care are acces în exercițiul funcției;

10) ține evidența la zi a numărului de ședințe ale comisiei de evaluare, a numărului de biblioteci evaluate de către comisia de evaluare, a numărului de decizii nesemnate de către fiecare membru al comisiei;

12) exercită alte atribuții ce țin de organizarea și activitatea comisiei de evaluare.

• ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA PROCEDURII DE EVALUARE A BIBLIOTECII PUBLICE

1. Etapele de evaluare a bibliotecii publice

Evaluarea bibliotecii publice se realizează în cinci etape:

1) planificarea procedurii de evaluare a bibliotecii publice;

2) inițierea procedurii de evaluare;

3) evaluarea bibliotecii;

 4) adoptarea deciziei cu privire la evaluare;

5) acordarea categoriei de evaluare bibliotecii.

2.       Planificarea procedurii de evaluare a bibliotecii publice

Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării întocmește şi aprobă, până la 1 noiembrie a anului în curs, planul anual de evaluare a bibliotecilor publice pentru anul următor. Planul anual de evaluare a bibliotecilor publice aprobat se publică pe pagina web oficială a Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării.

La prima sa ședință din an, comisia de evaluare repartizează aleatoriu, între membrii săi, bibliotecile ce urmează a fi supuse evaluării în anul respectiv.

3.     Inițierea procedurii de evaluare

Procedura de evaluare este inițiată de către comisia de evaluare conform planului, iar în cazul evaluării anticipate – inițiată la solicitarea conducerii bibliotecii publice sau fondatorului prin depunerea unei cereri conform Anexei nr. 4 la Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării.

Comisia de evaluare aduce la cunoștința conducerii bibliotecii decizia privind inițierea evaluării bibliotecii și solicită de la aceasta informațiile, confirmările acestora în limitele criteriilor și indicatorilor aprobați. Biblioteca prezintă comisiei de evaluare Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice Anexa nr. 5 cu acordarea punctajului pentru indicatorii realizați în conformitate cu Anexa nr. 1 și sursele ce confirmă veridicitatea informației (copii sau linkul la sursă).

Bibliotecile publice cu  filiale prezintă Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice și sursele ce confirmă veridicitatea informației pentru toată rețeaua.

4.    Evaluarea bibliotecii. Procesul de evaluare propriu-zis

Procesul de evaluare propriu-zis presupune realizarea de către comisia de evaluare a următoarelor activități:

1) verificarea veridicității informațiilor din formularul pentru evaluarea bibliotecii publice, completat de bibliotecă publică în Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice (Anexa nr.5), prin: analiza documentelor ce reprezintă sursele de confirmare a veridicității informațiilor prezentate; vizitarea bibliotecii evaluate; realizarea de interviuri; verificarea prin simulări a anumitor procese şi proceduri realizate de bibliotecă;

2) completarea Fișelor de evaluare a bibliotecii publice (Anexa nr.1) de către membrii comisiei de evaluare, atribuind puncte pentru fiecare indicator;

3) elaborarea şi aprobarea Raportului de evaluare a bibliotecii publice (Anexa nr. 6).

 Fiecare membru al comisiei evaluează în mod individual biblioteca, completând Fișa de evaluare a bibliotecii publice (Anexa nr.1) și poartă răspundere juridică pentru veridicitatea informației expuse.

În procesul de verificare a veridicității datelor, membrul comisiei în compartimentul „Comentarii” fixează neconformitățile și plus valoarea, performanțele. De exemplu: biblioteca deține instrucțiuni tehnologice – 1, 2 instrucțiuni, bine alcătuite, iar alta, de același tip – are 3-4, la fel foarte bine elaborate.  Sau au fost prezentate și alte informații documentate decât cele solicitate (Regulament de organizare și funcționare a programelor de lectură, Regulament de organizare și funcționare a activității de voluntariat etc.). 

5.      Adoptarea deciziei cu privire la evaluare. Grila de punctaj

Punctajul total acumulat este calculat prin sumarea punctelor acordate de fiecare membru, împărțind la numărul de membri care au participat la evaluarea bibliotecii. În funcție de punctajul total acumulat bibliotecii i se atribuie una dintre următoarele categorii: superioară, I, II, III, IV. Grila de punctaj pentru atribuirea categoriilor este următoarea:

1. de la 401 la 480 puncte – calificativul excelent – categoria superioară;
   1. de la 301 la 400 puncte – calificativul foarte bine – categoria I-a;
   1. de la 201 la 300 puncte – calificativul bine – categoria a II-a;
   1. de la 151 la 200 de puncte – calificativul satisfăcător rezonat – categoria a III-a;
   1. până la 150 de puncte – calificativul satisfăcător – categoria a IV-a.

Membrul-raportor în baza datelor și informațiilor colectate, a fișelor de evaluare întocmește proiectul Raportului de evaluare conform Anexei nr. 6. Raportul de evaluare a bibliotecii publice trebuie să cuprindă următoarele date și informații:

1) gradul de conformitate a bibliotecii cu criteriile specifice de calitate;

2) punctajul acordat de către fiecare dintre membrii comisiei de evaluare și punctajul total acumulat de biblioteca publică evaluată;

3) constatările și concluziile în baza aprecierii datelor colectate și punctelor atribuite în fișele de evaluare;

4) recomandări privind direcțiile de ameliorare, modificare, inovare a bibliotecii din punct de vedere organizațional și/sau funcțional;

5) decizia comisiei cu privire la rezultatele evaluării bibliotecii publice.

Raportul este aprobat și semnat de membrii comisiei de evaluare.

În baza punctajului acumulat de biblioteca publică, conform raportului de evaluare aprobat, comisia de evaluare ia una dintre următoarele decizii cu privire la rezultatele evaluării bibliotecii publice:

1. acordarea unei noi categorii, cu indicarea acesteia;
2. menținerea categoriei existente.

Deciziile aprobate sunt menționate în Hotărârea cu privire la evaluarea bibliotecii conform Anexei nr. 7. Hotărârea cu privire la evaluarea bibliotecii şi raportul de evaluare a bibliotecii se semnează şi, în termen de până la 10 zile lucrătoare de la data aprobării lor, se transmit Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării.

6.      Acordarea categoriei de evaluare bibliotecii

În termen de până la 10 zile lucrătoare de la data recepționării raportului de evaluare și hotărârii comisiei de evaluare,  Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării întreprinde cumulativ următoarele acțiuni

1) emite ordinul cu privire la evaluarea bibliotecii publice, în care se dispune atribuirea categoriei de evaluare conform hotărârii comisiei de evaluare cu privire la evaluarea bibliotecii;

2) înregistrează ordinul cu privire la evaluarea bibliotecii în Registrul de stat al bibliotecilor, cu indicarea, în mod obligatoriu, a categoriei acordate.

Ordinul ministrului educației, culturii şi cercetării cu privire la evaluarea bibliotecii se emite în două exemplare. Al doilea exemplar al ordinului se transmite bibliotecii evaluate.

Categoria de evaluare a bibliotecii publice se ia în calcul la salarizarea personalului bibliotecii în conformitate cu prevederile legislației cu privire la salarizarea personalului din unitățile bugetare.

7.          Proceduri pentru biblioteci neevaluate

În cazul în care, din motive obiective, biblioteca publică nu a fost supusă evaluării în termenul stabilit, o dată la 5 ani, în Registrul de stat al bibliotecilor se face mențiunea „neevaluată” şi se asigură evaluarea acesteia în termen de până la un an.

Directorul/șeful de bibliotecă depune o cerere, avizată de fondator, Ministerului Educației, Culturii și Cercetării prin care solicită extinderea termenului de evaluare. În lipsa directorului/șefului de bibliotecă cererea este depusă de către fondator.

VI. DOSARUL DE EVALUARE A  BIBLIOTECII PUBLICE

Pentru fiecare bibliotecă evaluată, comisia de evaluare constituie dosarul de evaluare, care cuprinde:

1) după caz, cererea de solicitare a evaluării. Cererea de solicitare se depune dacă biblioteca publică:

1.1. nu a fost evaluată în termenul stabilit;

1.2. se evaluează anticipat înainte de expirarea termenului de 5 ani, dar nu mai devreme de 3 ani de la ultima evaluare sau de la data instituirii biblioteii;

 2) decizia de inițiere a evaluării bibliotecii;

3) formularul pentru evaluarea bibliotecii;

4) copiile documentelor ce reprezintă sursele de confirmare a veridicității informațiilor prezentate, în cazul în care nu se indică linkul la sursă;

5) fișele de evaluare a bibliotecii, întocmite de către membrii comisiei de evaluare;

6) procesele-verbale ale ședințelor comisiei de evaluare;

7) raportul privind evaluarea bibliotecii publice;

8) hotărârea privind evaluarea bibliotecii.

Completarea dosarului de evaluare a bibliotecii cu ordinul cu privire la evaluarea bibliotecii și acordarea categoriei acesteia este în responsabilitatea Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării.

Dosarele, portofoliile de evaluare a bibliotecilor şi alte materiale ale comisiei de evaluare se păstrează la Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării conform termenelor stabilite de legislație.

VII. LITIGII

În cazul în care directorul bibliotecii sau conducătorul autorității publice, instituției sau entității care a constituit biblioteca şi/sau în subordinea ori în cadrul căreia aceasta activează nu este de acord cu hotărârea comisiei de evaluare, o poate contesta la Ministerul Educației, Culturii şi Cercetării în termen de 30 de zile de la adoptarea hotărârii. Ca rezultat al examinării contestației hotărârii comisiei de evaluare, ministrul educației, culturii şi cercetării dispune una dintre următoarele acțiuni:

 1) realizarea unei evaluări repetate de către o altă comisie de evaluare decât cea a cărei hotărâre a fost contestată, care se desemnează de către ministrul educației, culturii şi cercetării;

 2) menținerea hotărârii comisiei de evaluare.

Petițiile, care parvin pe adresa Ministerului Educației, Culturii şi Cercetării, se readresează comisiei de evaluare corespunzătoare, în termen de până la 3 zile lucrătoare.

Orice litigiu referitor la activitatea comisiei de evaluare se examinează conform procedurii contenciosului administrativ.

VIII. PORTOFOLIUL DE EVALUARE A BIBLIOTECII PUBLICE

1. Conținutul portofoliului de evaluare a bibliotecii publice

Biblioteca publică este informată de către comisia de evaluare despre inițierea și realizarea procesului de evaluare, conform planului anual de evaluare a bibliotecilor aprobat de către Ministerul Educației, Culturii și Cercetării.

Pentru a fi evaluată, biblioteca publică depune comisiei conform termenelor stabilite portofoliul de evaluare care conține:

1. Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice (Anexa nr. 5) semnat de către directorul/șeful bibliotecii.

2. Dovezile, sursele ce confirmă veridicitatea informațiilor prezentate la acordarea de punctaj pentru indicatorii realizați. Doveziile sistematizate sunt aranjate în ordinea domeniilor și integrate în mape. În textul completat al Formularului de evaluare a bibliotecii publice (Anexa nr. 5) se va face trimitere la mapa respectivă.

Biblioteca publică cu filiale se evaluează ca o singură entitate, completează un singur formular care va reflecta activitatea bibliotecii în ansamblu.

2. Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice

Biblioteca publică completează Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice conform Anexei nr. 5, indicând:

• denumirea oficială (de exemplu: Biblioteca Municipală „Eugeniu Coșeriu”; Biblioteca publică Onești; Biblioteca publică Băcioi);
• localitatea (municipiul Bălți; satul Onești, raionul Strășeni, comuna Băcioi, municipiul Chișinău);
• adresa (bd. Ștefan cel Mare și Sfânt nr. 148) ;
• numărul de înregistrare în cazul când biblioteca îl deține (nu se completează dacă la momentul evaluării biblioteca încă nu a fost înregistrată în Registrul de stat al bibliotecilor; 
• categoria solicitată (atribuirea categoriei superioară, I, II, III, IV).

Fiecare domeniu de evaluare a bibliotecii publice are următoarea structură:

• criterii: standarde minime de calitate care reflectă exigențele față de biblioteca publică;
• indicatori: instrumente de măsurare care pun în evidență caracteristicile criteriilor. Indicatorii sunt prezentați prin 3 modalități: produs/serviciu, valori de referință, indicatori de performanță.

Valorile de referință indică cerințele minime obligatorii pentru bibliotecă, care este accentuată prin cea mai mică cifră. Indicatorii numerici mari caracterizează instituțiile cu impact avansat. Datele sunt prezentate prin două modalități:

• pentru perioada de 5 ani în baza rezultatelor anuale;
• per an.

Biblioteca completează doar indicatorii care sunt relevanți activității sale. Dacă datele/rezultatele activității bibliotecii reflectă variabile mai mari decât cele reflectate în indicatori, atunci biblioteca realizează cuantificare la cea mai apropiată variabilă fixată; dacă datele/rezultatele activității reflectă variabile mai mici decât cerințele minime obligatorii, atunci nu va fi atribuită nici o cuantificare:

• conformitate: puncte acordate pentru gradul de realizare a indicatorului. Pentru confirmarea gradului de realizare a indicatorului se va consulta Anexa nr. 1 (Fișa de evaluare a bibliotecii publice). Punctajul atribuit pe o scară de la 5 la 2 puncte indică nivelul de eficiență a bibliotecii: 5 – avansat, 4 – dezvoltat, 3 – mediu, 2 –  elementar;
• sursele ce confirmă veridicitatea datelor: dovezile punctajului atribuit prin indicarea titlului documentului/sursei, paginii și/sau linkului la varianta electronică. Biblioteca publică poate indica inclusiv și alte surse decât cele indicate în Regulament.

Completarea corectă a formularului asigură un proces de evaluare corespunzător.

Domeniul A. Contextul organizațional cuprinde 8 criterii:

• Cadrul strategic și directiv de reglementare, normativ și tehnologic: informații documentate/documente formalizate care reglementează cadrul general de organizare și funcționare a bibliotecii, regulile/modul de organizare și desfășurare a proceselor/activităților. Indicatorilor se acordă punctaj pentru produs.

• Proiecte/inovații (participare/coordonare): aprecierea creativității bibliotecii publice prin participarea și coordonarea diverselor proiecte. Se acordă punctaj pentru valori de referință.

În cazul când biblioteca a participat sau a coordonat proiecte instituționale, naționale și internaționale cu aceiași valoare de referință, punctajul este atribuit individual. Dacă sunt valori de referință diferite, atunci se indică punctajul relevant.

• Parteneriate cu acord: numărul de parteneriate cu o bază contractuală. Se exclude cooperarea între două sau mai multe biblioteci într-o singură unitate administrativă Partenerii pot contribui prin diferite modalități, de exemplu – expertiză, finanțare, training, servicii. Se acordă punctaj pentru valori de referință.

• Voluntariat: numărul de voluntari care se implică în activitatea bibliotecii. Se acordă punctaj pentru valori de referință.

• Instrumente de comunicare: existența instrumentelor de comunicare cu comunitatea – Pagina Web, rețele sociale. Indicatorilor se acordă punctaj pentru produs.

• Evidență și raportare: capacitatea instituțională de a monitoriza și îmbunătăți activitatea prin evidență și raportare online (ORT, 6-c). Se acordă punctaj pentru produs.

• Membru al comisiilor/grupurilor de lucru: exprimă calitatea personalului de specialitate, implicarea lor ca membri-experți în diverse comisii, comitete, grupuri de lucru. Se acordă punctaj pentru produs.

Domeniul B. Resurse informaționale cuprinde 4 criterii:

• Acces liber la colecții: indică disponibilitatea colecțiilor. Cu cât accesul liber la raft  este mai mare ca %, cu atât mai mult permite utilizatorilor să cunoască  conținutul resurselor informaționale. Se acordă punctaj pentru produs.

• Catalogul bibliotecii: indică măsura în care colecția de documente este accesibilă în catalogul tradițional, catalogul electronic online, offline și capacitatea bibliotecii de a respecta standardele în catalogare. Se acordă punctaj pentru produs.

• Dezvoltarea colecțiilor: indică calitatea colecțiilor, diversitatea și actualitatea resurselor informaționale. Criteriul este evaluat prin trei tipuri de indicatori:

1. valori de referință

Se propune  cercetarea/analiza colecției după următoarea schemă:

• punctaj pentru produs: colecții variate conform necesitaților utilizatorilor,  colecții speciale, acces la baze de date, repozitoriu

• indicatori de performanță

Se propune  cercetarea/analiza ratei de înoire a colecției, ratei de circulație după următoarea schemă:

Colecția și resursele informaționale variate, corespunzătoare profilului comunității este și un criteriu minim de bază.

• Gestionarea colecțiilor: indică gradul de responsabilitate a bibliotecii privind gestionarea resurselor informaționale, utilizarea corespunzătoare a tipizatelor conform instrucțiunilor tehnologice. Se acordă punctaj pentru produs.

Domeniul C. Utilizatori și servicii cuprinde 3 criterii:

• Varietatea și diversitatea serviciilor: stabilește gradul de îndeplinire a misiunii bibliotecii publice și de realizare a obiectivelor strategice. Criteriul este divizat în 3 blocuri:
•  

b)

c)

Impactul serviciilor, care sunt dezvoltate conform necesităților membrilor comunității este și un criteriu minim de bază.

• Rata de atragere a utilizatorilor la servicii: indică capacitatea bibliotecii de a atrage și a servi populația țintă prin resurse și servicii. Acest criteriu  nu se aplică bibliotecilor naționale. Criteriul este evaluat prin valori de referință și indicatori de performanță:

Rata/cota de atragere a membrilor comunității la bibliotecă este un criteriu minim de bază.

Se propune  cercetarea/analiza acestor indicatori după următoarea schemă:

• Promovarea serviciilor: indică modalitățile prin care biblioteca promovează serviciile pentru a atrage utilizatorii. Criteriul include următorii indicatori:

Domeniul D. Cercetare este alcătuit din 4 criterii prin care se apreciază contribuțiile semnificative ale bibliotecilor publice la cercetarea, elaborarea produselor necesare modernizării domeniului biblioteconomic și diversificării, extinderii ofertei de servicii.

• Cercetare: indică direcțiile de cercetare. Criteriul include următorii indicatori:

• Varietatea activităților științifice: organizarea evenimentelor științifice (conferințe, simpozioane, congrese, mese rotunde etc.) prin care are loc schimbul de experiențe și de bune practici pe teme științifice. Standardul de referință este organizarea 1 eveniment științific pe parcursul a 5 ani.  Se indică punctaj pentru valori de referință.

• Publicații: prezentarea rezultatelor activității de cercetare. Criteriul include următorii indicatori:

• Comunicări: diseminarea rezultatelor cercetărilor științifice prin comunicări științifice. Standardul de referință este 2 comunicări științifice pe parcursul a 5 ani.  Se indică punctaj pentru valori de referință.

Domeniul E. Formare profesională continuă reflectă contextul educației formale, nonformale și informale a personalului. Domeniul este evaluat prin 3 criterii:

• Cercetarea necesităților de formare profesională continuă a bibliotecarilor: identificarea necesităților de formare continuă a personalului prin studii, cercetări, chestionarea online, analiza feedback-urilor cursurilor livrate, intervievare în procesul de atestare a personalului etc. Standardul de referință este un studiu per an. Se indică punctaj pentru valoarea de referință .
• Oferta educațională: planificarea și organizarea formării profesionale continuă. Criteriul este evaluat prin următorii indicatori:

• Instruirea bibliotecarilor: obținerea de competențe în conformitate cu recomandările IFLA „Guidelines for Continuing Professional Development: Principles and Best Practices” privind alocarea aproximativ a 10% din orele de muncă (circa 50 minute per zi) să fie asigurate/programate atât pentru participarea la workshopuri, conferințe, învățare la locul de muncă și alte activități educaționale, cât și pentru proiecte de învățare informală.

Domeniul F. Facilități, dotări și finanțare include 5 criterii de evaluare a bibliotecii ce reflectă infrastructura și bugetarea:

• Localul bibliotecii: oferă informații despre spațiile destinate utilizatorilor pentru lectură, studiu și socializare. La indicatorii spațiul pentru studiu/lectură, spațiu pentru calculatoare, spațiu pentru lucrul în grup, spațiu pentru recreere se indică punctaj pentru produs.

• Echipament: oferă informații despre echipamentul bibliotecii. Datele sunt evaluate prin punctaj  pentru produs în cazul asigurării bibliotecii cu imprimante, scanere și copiatoare. Iar în argumentarea numărului de stații de lucru pentru utilizatori – se indică punctaj pentru valori de referință. Standardul de referință este 2 stații de lucru pentru utilizatori.

• Acces, securitate: oferă informații despre asigurarea accesibilității la spațiile bibliotecii, despre orientarea utilizatorilor în spații și securitatea lor. Indicatorii sunt evaluați prin indicarea punctajului pentru produs.

• Eficiența utilizării bugetului: oferă informații despre % din bugetul bibliotecii cheltuit pentru resurse informaționale, despre % din fondul de salariu cheltuit pentru formarea profesională continuă.

Se propune  cercetarea/analiza acestor indicatori după următoarea schemă:

• Extinderea bugetului (surse extrabugetare) prin  proiecte, echipament, tehnologii, mobilier, voluntariat, activități de advocacy, servicii contra plată: indică % de extindere a bugetului. Veniturile pot include: donații, amenzile plătite de utilizatori. Indicatorii sunt completați în felul următor:

Se propune  cercetarea/analiza acestor indicatori după următoarea schemă:

 4. Cerințe de tehnoredactare

Portofoliul de evaluare se prezintă în variantă redactată la calculator în format A4. Cerințele de tehnoredactare sunt următoarele:

• Textul: Times New Roman, cu diacriticele corespunzătoare limbii române;
• Interval între rânduri: 1,5;
• Mărimea literelor: 12 puncte;
• Marginile paginii: stânga – 2,5 cm; dreapta – 1,5 cm; sus – 2,5 cm; jos – 2,5 cm;
• Numerotare pagini: cifre arabe

IX. ÎNTREBĂRI ȘI RĂSPUNSURI

X. ANEXE

Anexa nr. 1

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

Fișa de evaluare a bibliotecii publice

Biblioteca publică …………………………….…………………………(denumirea), localitatea………………………., adresa……………………………………

Numărul certificatului de înregistrare…………..

Categoria solicitată     ……….…….……………………………………….. (atribuirea categoriei: superioară, I, II, III, IV)

Evaluator…………………………………………………………..(numele,prenumele)

Rezultatele obținute:

În urmaevaluăriiBibliotecii, punctajul total acumulat este _____________ puncte.

Membru: ___________________          _______________

                                (numele, prenumele)                (semnătura)

Data __________________

Anexa nr. 2

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

DECLARAȚIA

de imparțialitate și confidențialitate

Subsemnatul (Subsemnata)_____________________________________________________,

(numele, prenumele, entitatea instituțională)

în calitate de_______________________________________________________________

(președinte, membru)

al Comisiei de evaluare a bibliotecilor publice, îmi asum responsabilitatea să păstrez confidențialitatea informațiilor obținute pe parcursul evaluării bibliotecilor publice, să nu utilizez în scopuri personale și să nu divulg unor terți informațiile cu caracter confidențial.

Data _____________________________

Semnătura ________________________

Anexa nr. 3

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

Proces-verbal

al ședinței ________________________________________

            (denumirea comisiei de evaluare)

din _____________________

(data, luna, anul)

Membri prezenți: ________________________

                             ________________________

                              ______________________

Președinte al comisiei: ________________________

(Nu) Este cvorum – sunt prezenți ____ membri din ___ membri. Ședința (nu) este deliberativă.

Ordinea de zi:

1. Cu privire la ______________________
2. Cu privire la ______________________
3. Cu privire la ______________________

S-a examinat:

1. _________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Au luat cuvântul:

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

S-a decis:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2._________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Au luat cuvântul:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

S-a decis:

_____________________________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Au luat cuvântul:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

S-a decis:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Președintele comisiei: ______________________    ___________________

                                                        (nume, prenume)                       (semnătura)

2. Secretar: ______________________    ___________________

                                       (nume, prenume)                       (semnătura)

Anexa nr. 4

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

Președintelui Comisiei de evaluare

Cerere de solicitare a evaluării bibliotecii publice

Biblioteca publică ……………………………………(denumirea), localitatea……… ………………., adresa……………………………………, numărul certificatului de înregistrare………….., solicită să fie evaluată anticipat în vederea atribuirii categoriei.

În funcție de gradul de corespundere criteriilor minime, se solicită atribuirea categoriei ………. (superioară, I, II, III, IV).

Data                                                                                                              Semnătura

Anexa nr. 5

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

Formularul pentru evaluarea bibliotecii publice

Biblioteca publică ……………………………………(denumirea), localitatea……… ………………., adresa……………………………………,

Numărul certificatului de înregistrare…………..

Categoria solicitată     ……….……. ………………………………………..                     (atribuirea categoriei: superioară, I, II, III, IV).

Directorul, șeful bibliotecii …………………………(numele, prenumele, semnătura)

Data

Ștampila instituției

Anexa nr. 6

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

Raportul de evaluare a bibliotecii

nr. ______ din _________________

1. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

2. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

3. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

4. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

5……..

Anexa nr. 7

la Regulamentul privind

evaluarea bibliotecilor publice

COMISIA DE EVALUARE ___________________________________

(denumirea integrală a comisiei de evaluare)

HOTĂRÂRE

cu privire la evaluarea bibliotecii _____________________________

nr. ______ din _________________

În urma evaluării bibliotecii __________________________, în temeiul art. 13 alin. (2)

(denumirea oficială a bibliotecii)

și (4) din Legea nr. 160/2017 cu privire la biblioteci și Regulamentului privind evaluarea bibliotecilor publice, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 747/2020, Comisia de evaluare __________________________________________ HOTĂRĂȘTE:

(denumirea integrală a comisiei de evaluare)

1. Se aprobă Raportul de evaluare a bibliotecii __________________________ nr. _____ din

(denumirea oficială a bibliotecii)

____________.

2. În baza punctajului acumulat în urma evaluării, conform raportului de evaluare prevăzut la pct. 1, se acordă bibliotecii __________________________ categoria de evaluare _________.

(denumirea oficială a bibliotecii)

1. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

2. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

3. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

4. Membru: _______________________ __________________

   (nume, prenume)                (semnătura)

[1] Textul integral al Regulamentului este disponibil: Regulamentul privind evaluarea bibliotecilor publice : [aprob. prin ordinul nr. 747 din 07 octombrie 2020 al Ministerului Educației, Culturii și Cercetării]. In: Monitorul oficial al Republicii Moldova. 2020, nr. 272-277, pp. 51-65. Idem în lb.rusă; Disponibil: https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=123623&lang=ro